Da nessun rapportino a report giornalieri, con DDT e passaggi di consegne in un unico posto.

Ferro S.r.l. è un'impresa di Torino specializzata in impianti idraulici. In azienda Martina segue la parte amministrativa e organizzativa: documenti di trasporto, contabilità di cantiere, informazioni che arrivano dai tecnici e pianificazione delle giornate. Nel loro lavoro, il passaggio di informazioni tra un idraulico e l'altro è centrale. Un tecnico può iniziare un intervento, portarlo avanti per alcuni giorni, poi essere spostato su un'urgenza. A quel punto chi subentra deve capire subito che cosa è stato fatto, che cosa manca e quale materiale serve.

Prima di archim, Ferro non faceva rapportini. Per la parte dei DDT e della contabilità di cantiere usava un semplice file Excel. Quella parte non era necessariamente lenta, ma mancava un punto unico dove tenere traccia del lavoro svolto in cantiere. Le foto aiutavano, ma non bastavano. I tecnici potevano fotografare il punto in cui erano arrivati, però spesso servivano dettagli in più: a che punto è l'intervento, cosa manca, quale materiale extra va portato, che misura ha un foro, quali attacchi si vedono davvero. Martina lo descrive in modo molto concreto: "Era frustrante perché magari doveva subentrare un altro idraulico e non sapeva a che punto fossero arrivati, non sapeva se serviva materiale extra." Il risultato era tempo perso nella comunicazione: WhatsApp, telefonate, spiegazioni al mattino, passaggi continui per ricostruire lo stato reale del cantiere. In alcuni casi il problema diventava materiale. Non errori di montaggio, perché chi arriva in cantiere controlla sempre, ma errori nel portare il materiale giusto. Martina cita il caso della caldaia sbagliata, quando da una foto non si vedevano bene gli attacchi e bisognava tornare indietro.

Ferro ha scoperto archim con il passaparola. Un titolare di un'azienda vicina, che lo stava già usando, lo ha consigliato al titolare di Ferro e lo ha mostrato a Martina entrando con le sue credenziali. Quella dimostrazione pratica è stata sufficiente per farle capire che poteva essere utile anche a loro. L'avvio è stato abbastanza immediato. Hanno aspettato circa un mese perché Martina voleva iniziare su un cantiere nuovo, così da usare il sistema bene dall'inizio e vedere il lavoro completo dentro archim.

Oggi Ferro usa archim su due fronti. Da una parte registra i DDT, così Martina vede quanto viene speso su un determinato cantiere e può ritrovare i materiali collegati. Dall'altra usa i rapportini come strumento operativo: i tecnici scrivono quasi ogni giorno cosa hanno fatto e cosa manca. Per Martina, questo ha cambiato soprattutto l'organizzazione. "Io mi occupo dell'organizzazione, quindi controllo archim e vedo in base ai rapportini. Magari i ragazzi mi scrivono cosa manca in un cantiere e da lì organizzo le giornate." In pratica, le informazioni che arrivano dal cantiere servono a decidere dove mandare i tecnici il giorno dopo e che cosa devono portarsi dietro. Il beneficio si vede bene in un episodio. Ferro doveva tornare su un cantiere in Lombardia, dove un tecnico era stato mesi prima. Non ricordava la dimensione dei buchi da coprire con delle bocchette. Per fortuna quella misura era stata scritta nel rapportino. L'ufficio ha potuto comprare il materiale corretto prima di partire. Prima sarebbero dovuti andare sul posto, controllare di nuovo la misura e comprare il materiale il giorno stesso.