Da 3 ore a 1 ora al mese per preparare i dati alla commercialista, e margini di cantiere finalmente visibili.

Biemme Costruzioni è un'impresa edile di San Raffaele Cimena, nel torinese, che lavora su cantieri e interventi in economia con una squadra di 7 persone. A guidarla c'è Ernesto, titolare, che segue da vicino sia l'operatività sia il controllo economico dei lavori. Come in molte piccole imprese edili, il problema non era solo "fare i conti", ma riuscire a ricostruire bene ciò che succedeva davvero nei cantieri: ore, materiali, giornate lavorate, documenti e marginalità.

Prima di archim, i rapportini erano gestiti in modo frammentato. Ernesto segnava alcune cose su Excel, altre le ricostruiva a memoria dopo tre o quattro giorni, altre ancora arrivavano dai collaboratori in modo incompleto o in formati diversi. In certi casi un operaio non consegnava neppure il rapportino, e lui doveva ricavare il lavoro svolto "un pochettino da solo", incrociando quello che aveva annotato con l'agenda e con quello che riusciva a ricordare. Il risultato, nelle sue parole, era semplice: "I rapportini erano veramente un casino." La parte più frustrante non era soltanto il tempo perso, ma la poca affidabilità del quadro finale. Uno segnava 5 ore, un altro 3, un'assenza risultava come presenza, un giorno festivo finiva per comparire come lavorato. Tutto questo obbligava Ernesto a un lavoro continuo di verifica e ricostruzione. A fine mese, per preparare i dati da mandare alla commercialista, servivano circa tre ore. Non era un tempo enorme in assoluto, ma era tempo ad alto attrito: disperso, ripetitivo, e con un margine di errore molto più alto del necessario. Ma il punto più profondo non era neppure quello. Il vero limite era che Biemme non aveva una lettura chiara della redditività dei cantieri. Quando a Ernesto chiedevano quale margine avesse avuto su un lavoro, la risposta era spesso incerta. L'impresa lavorava, consegnava, fatturava, ma senza una visione nitida di quanto ogni commessa stesse davvero rendendo.

L'adozione di archim è partita proprio da questa esigenza: capire il margine di utile sui cantieri. Poi, strada facendo, il valore del rapportino digitale e della gestione delle ore è diventato sempre più evidente. L'avvio operativo ha richiesto circa due mesi. Il rapportino è stato recepito piuttosto in fretta in azienda; la parte più lenta non è stata convincere le persone, ma attendere il momento in cui ci fosse un cantiere seguito davvero dall'inizio alla fine dentro il sistema. Con lavori già avviati, infatti, era difficile leggere bene i risultati completi. Una volta superata questa fase, però, il cambiamento è diventato molto concreto. Oggi i ragazzi compilano i rapportini dal telefono. Se qualcuno si dimentica di segnare due giorni, Ernesto se ne accorge subito. Le informazioni non arrivano più in ritardo o in forme casuali: vengono registrate mentre il lavoro succede.

Il primo risultato è operativo. Il lavoro che prima richiedeva circa tre ore a fine mese per preparare i dati da inviare alla commercialista oggi richiede circa un'ora. "Secondo me abbiamo recuperato due parti di tempo: se prima ci mettevo tre ore, adesso ci metto un'ora." Il secondo risultato è il controllo. I rapportini, che prima erano una fonte continua di ricostruzioni e dubbi, oggi sono "perfetti su tutta la linea". I dati non gli scappano più di mano, e quando serve incrociare ore, materiali e cantieri, il quadro è disponibile subito. Il terzo risultato, per Biemme, è forse il più importante: la lettura economica delle commesse. Oggi Ernesto vede cantieri con margini del 30%, altri al 12%, altri anche solo al 5%. Sa riconoscere quelli in cui "abbiamo solo girato i soldi" e quelli in cui il lavoro rende davvero. Questo ha già cambiato il modo in cui Biemme valuta il mix dei lavori: meno dispersione su attività troppo dipendenti da terzi, più attenzione alle lavorazioni in cui l'impresa è forte e redditizia. C'è poi un beneficio molto pratico sui lavori in economia. Se serve preparare una fattura al committente, Ernesto seleziona i giorni lavorati e archim restituisce il totale delle ore, l'importo, la lavorazione e i materiali collegati. Un passaggio che prima era macchinoso oggi è immediato. Anche sul fronte documentale il miglioramento è netto. In un solo mese Biemme si è trovata a gestire 112 bolle. Non tutte arrivano già classificate come dovrebbero, ma in circa un'ora e mezza Ernesto riesce a indirizzarle tutte al cantiere corretto, mantenendo una rendicontazione precisa.