Da 2 ore a settimana di ricopiature a giornaliere precise, in app dal cantiere o da casa.

ROCK VAL Srls è un'impresa con sede ad Aosta. In azienda Mauro Arena è il titolare, mentre Omar segue la parte amministrativa e contabile. Una delle attività più delicate, per l'ufficio, è tenere ordine sulle ore degli operai nei diversi cantieri: giornaliere, presenze, attività svolte e dati da conservare in modo preciso. Per ROCK VAL non si trattava di digitalizzare tutto il lavoro di cantiere. Il bisogno era più concreto: togliere carta, ricopiature e incertezze dalla gestione quotidiana delle ore.

Prima di archim, il processo era completamente cartaceo. Omar preparava e stampava tabelle settimanali o mensili, poi le portava in magazzino. A fine turno il capocantiere passava di lì e segnava dove erano andati gli operai, quanti erano e che cosa avevano fatto. Poi iniziava il secondo lavoro: rielaborare quei fogli e trascriverli in Excel, così da avere tutto su PC. Omar stima circa due ore a settimana solo per questa attività. Il problema non era soltanto il tempo. Il vero attrito era l'affidabilità della fonte. Quei fogli erano l'unico punto in cui l'informazione veniva registrata. Se un foglio si perdeva, se una nota era incompleta o se qualcosa non si leggeva bene, l'ufficio non aveva un altro dato da cui ripartire. "Appena vedevo una piccola incongruità o qualcosa che non si capiva bene, dovevo correre dal capocantiere prima possibile", racconta Omar. E il motivo era semplice: più passava il tempo, più diventava difficile ricostruire con precisione cosa fosse successo.

La spinta è arrivata da alcuni episodi di incongruenza tra giornaliere e cartaceo, e dalla volontà di migliorare un processo ancora troppo manuale. Mauro sapeva che altre imprese vicine usavano già software gestionali, ma fino a quel momento il cartaceo era rimasto la strada più familiare. Con Omar in azienda, la parte amministrativa è stata ripresa in mano con l'obiettivo di rendere più ordinati diversi processi. La gestione delle giornaliere era uno di questi. Quando hanno provato archim, l'avvio è stato rapido. Durante la settimana di prova ROCK VAL era già operativa, anche perché l'uso iniziale era molto focalizzato: tenere traccia delle ore e delle giornaliere. Il capocantiere ha continuato a compilare, ma non più sul foglio in magazzino: direttamente dall'app.

Il cambiamento più immediato è che il dato non dipende più dal passaggio fisico in magazzino. Se il capocantiere non riesce a compilare subito, può farlo anche la sera da casa. Se deve correggere qualcosa, avvisa l'ufficio, e la modifica resta sotto controllo dell'utente admin. Per Omar, questo ha tolto una parte importante dell'attrito amministrativo. Le ore si esportano, si portano in Excel e si sommano in modo più semplice. I tempi sono più brevi, anche se nell'intervista non viene indicato un nuovo numero preciso dopo l'adozione. Il punto più forte, però, è la tranquillità. "Abbiamo la certezza e la tranquillità che per giornaliere, ore e cantieri è tutto ben preciso e definito." Per un'impresa che deve tenere ordine anche ai fini della congruità dei cantieri, avere dati più puliti non è un dettaglio. Omar è chiaro anche su cosa archim cambia e cosa no: il lavoro fisico in cantiere resta lo stesso. Il beneficio vero è in ufficio. "Nella parte amministrativa è assolutamente una cosa fondamentale. Ha semplificato parecchio il lavoro e anche il tempo." Un aspetto che lo ha colpito in positivo è la semplicità del portale: lo descrive come fluido, intuitivo, versatile e pronto. Per lui, rispetto a molti portali istituzionali che usa nel lavoro quotidiano, archim è molto più avanti per layout e reattività.