Da una mattinata a circa un'ora per chiudere il mese, con bolle, fatture e ore collegate a ogni cantiere.

Edil Magurno di Magurno Luigi Giuseppe è una ditta individuale di Morgex, in Valle d'Aosta, con 5 persone in squadra e molti lavori da seguire in parallelo. Dall'ufficio, Katlhin tiene insieme costi, ricavi, bolle, fatture e ore degli operai. Per loro archim non è nato solo come strumento per registrare dati. Il punto principale è vedere meglio l'andamento dei cantieri: capire il rapporto tra costi e ricavi, leggere come sta andando un lavoro e avere una visione più semplice anche dell'andamento complessivo dell'impresa.

Prima di archim, Edil Magurno usava un file Excel come gestionale contabile dell'anno. Dentro c'erano più pagine: una per le bolle, altre per gli operai, altre ancora per i subappalti e le diverse voci di costo. Alcuni costi piccoli ma reali, come quelli dell'ufficio, non venivano nemmeno tracciati nello stesso modo. Il problema non era solo avere un Excel. Era tutto il lavoro che serviva per tenerlo aggiornato. Molte bolle erano cartacee, soprattutto quelle legate agli operai. A volte mancavano, a volte non era chiaro chi le avesse fatte, e Katlhin doveva tornare sulle fatture per estrapolare ogni bolla singola. "Dover scrivere ogni bolla singola diventava molto lungo." La parte più frustrante arrivava con le fatture dei fornitori, in particolare dei magazzini edili. Fatture corpose, formati poco leggibili, tante righe da ricopiare. In quel contesto era facile confondere una bolla con un'altra o inserire un importo sbagliato. Qualche errore è capitato, soprattutto all'inizio, ma è sempre stato risolto con il supporto del commercialista. Quando il lavoro si accumulava, la gestione diventava ancora più pesante: se non riusciva a starci dietro mese per mese, il recupero poteva arrivare anche a una decina di ore, a seconda dell'organizzazione.

archim è arrivato tramite il commercialista, che lo ha presentato come un gestionale più pratico rispetto all'Excel. La decisione è stata semplice: provarlo. L'avvio è stato fluido, aiutato dai video di spiegazione e da una partenza ben calibrata: inizio anno, con solo tre mesi da riportare a sistema — abbastanza per testarlo su dati reali, ma senza il peso di un intero anno arretrato. Una volta impostato il lavoro, il vantaggio si è visto soprattutto sulla gestione quotidiana dell'ufficio. La fattura entra nel sistema, le bolle vengono divise, i dati si collegano ai cantieri e il controllo diventa immediato.

Il primo risultato è il tempo. Per chiudere un mese, prima Katlhin poteva impiegare una mattinata. Oggi lo stesso lavoro richiede meno della metà del tempo; in alcuni casi riesce a completare un mese in circa un'ora. Il secondo risultato è la praticità. "È molto più pratico e veloce", dice. Le bolle non devono più essere ricostruite con la stessa fatica da fatture corpose e fogli separati. Anche i piccoli costi d'ufficio, come la bolletta della luce, possono essere inseriti e letti dentro un quadro più ordinato. Il terzo risultato è la visibilità. Edil Magurno usa archim soprattutto per il rapporto costi/ricavi e per capire l'andamento del cantiere. Il dato non resta dentro un file difficile da leggere: diventa una fotografia più chiara del lavoro e dell'impresa. C'è poi un beneficio operativo che Katlhin non si aspettava: l'export mensile delle ore degli operai. Quando scarica il file, assenze e malattie sono già separate, e può vedere sia il totale generale sia il totale per ogni cantiere. "Averlo molto dettagliato" è una delle cose che apprezza di più.