Controllo ore quotidiano ridotto a pochi minuti, zero reinserimenti manuali in ufficio.

Questa impresa edile valdostana ha circa 70 persone in organico. La struttura è più articolata della classica piccola impresa: ci sono capicantiere, mezzi e un ufficio amministrativo che ogni giorno raccoglie, controlla e riporta nei sistemi interni le ore di personale e attrezzature. L'intervista è stata fatta con l'ufficio delle risorse umane, che segue da vicino sia la parte operativa sia quella amministrativa. In questo contesto, archim viene usato soprattutto per i rapportini di operai e mezzi: i capicantiere caricano direttamente le ore dal cantiere, l'ufficio fa le quadrature e il controllo. Due elementi sono stati adattati su misura: la gestione di due ditte all'interno dello stesso programma, e la separazione tra ore dell'operaio e ore dell'attrezzatura.

Prima dell'utilizzo del programma archim, la gestione della raccolta delle ore del personale e delle attrezzature avveniva tramite tabelle Excel. I dati venivano caricati dal responsabile scaricando i file PDF inviati quotidianamente dai capicantiere tramite messaggistica. Questa procedura richiedeva tempi relativamente lunghi: oltre al caricamento dei dati in ufficio, chiedeva ai capicantiere di compilare file PDF da smartphone, uno strumento che non tutti utilizzavano con la stessa facilità. Il rischio era perdere dati o lavorazioni dei cantieri. In sintesi, il vecchio sistema di raccolta dati era complicato per chi doveva trasmettere i dati all'ufficio, ed era macchinoso e dispendioso per chi doveva registrarli e archiviarli.

In seguito a un incontro con il team di archim, l'azienda ha deciso di testarlo sulla propria realtà. La prova è durata un mese. L'obiettivo era capire se il programma facesse al caso loro e se non complicasse ulteriormente il caricamento dei dati per i capicantiere e per chi doveva archiviarli. Per spiegare il funzionamento è bastato un semplice messaggio WhatsApp ai responsabili, con la nuova procedura per compilare il rapportino giornaliero. Dal primo giorno di prova sono arrivati feedback positivi: il caricamento era semplice e diventava più difficile commettere errori, perché l'inserimento procedeva per step e l'avanzamento era possibile solo dopo aver completato correttamente i campi richiesti. La prima impressione degli utilizzatori è stata quella di aver fatto un passo avanti rispetto alla modalità precedente di comunicazione dei dati. Anche da parte di chi gestisce i dati in ufficio c'è stato subito un riscontro positivo. Sono state richieste modifiche alla visualizzazione delle schermate, così da avere dati più chiari, ridurre possibili errori e velocizzare l'archiviazione. Dopo il mese di prova, archim è stato reso definitivo dall'inizio dell'anno.

Il risultato è positivo sia per i capicantiere sia per il personale che si occupa del controllo. Il controllo oggi è molto più rapido: in una pagina si vede il resoconto della giornata lavorativa e si verifica meglio il corretto caricamento delle ore. Un'altra nota positiva è la possibilità di modificare il programma. archim è flessibile e adattabile alle singole esigenze: dalle visualizzazioni dei dati alla gestione di due ditte con lo stesso programma, fino alla gestione separata delle ore delle attrezzature e di quelle degli operai.