От нуля отчётов к ежедневным протоколам: накладные и передачи смен в одном месте.

Ferro S.r.l. — сантехническая компания из Турина. Мартина отвечает за административную и операционную координацию: транспортные накладные, учёт по объектам, информацию от техников и планирование рабочих дней. В их работе передача информации между техниками — ключевой момент. Один сантехник может начать работу, вести её несколько дней, а потом быть переброшен на аварию. Тот, кто принимает объект, должен сразу понять, что сделано, чего не хватает и какие материалы нужны.

До archim в Ferro не составляли отчётов вообще. Для накладных и учёта по объектам использовали простой файл Excel. Само по себе это было не медленно, но единого места для фиксации того, что реально происходит на объекте, не существовало. Фотографии помогали, но не хватало. Техники могли сфотографировать, на чём остановились, но часто нужны были подробности: на каком этапе работа, чего не хватает, какой дополнительный материал привезти, какого размера отверстие, какие фитинги на самом деле установлены. Мартина описывает это конкретно: «Было неудобно, потому что, допустим, другой сантехник должен был подхватить работу и не знал, на чём остановились, не знал, нужен ли дополнительный материал». Результат — время, потерянное на коммуникацию: WhatsApp, звонки, утренние объяснения, постоянное восстановление реального состояния объекта. Иногда проблема становилась материальной. Не ошибки в монтаже — кто приходит на объект, всегда проверяет — а ошибки в доставке нужных материалов. Мартина упоминает случай с неправильным котлом, когда на фото не были видны подключения и пришлось возвращаться.

Ferro узнала об archim через сарафанное радио. Владелец соседней компании, который уже пользовался системой, порекомендовал её руководителю Ferro и показал Мартине, войдя под своим аккаунтом. Этой практической демонстрации оказалось достаточно, чтобы она поняла: инструмент может быть полезен и им. Запуск прошёл довольно быстро. Подождали около месяца, потому что Мартина хотела начать с нового объекта и вести его с самого начала в archim.

Сегодня Ferro использует archim на двух направлениях. С одной стороны, регистрирует накладные, чтобы Мартина видела расходы по каждому объекту и могла найти связанные материалы. С другой — отчёты работают как операционный инструмент: техники почти каждый день записывают, что сделали и чего не хватает. Для Мартины это в первую очередь изменило организацию. «Я занимаюсь координацией, поэтому смотрю archim и ориентируюсь по отчётам. Ребята пишут, чего не хватает на объекте, и оттуда я планирую дни». На практике информация с объекта определяет, куда отправить техников завтра и что им нужно взять с собой. Польза наглядно проявилась в одном случае. Ferro нужно было вернуться на объект в Ломбардии, где техник был несколько месяцев назад. Он не помнил размеры отверстий, которые нужно было закрыть вентиляционными решётками. К счастью, эти замеры были записаны в отчёте. Офис смог купить правильный материал до выезда. Раньше пришлось бы ехать на объект, перемерять и покупать материал в тот же день.