С целого утра до примерно одного часа на закрытие месяца — накладные, счета и часы привязаны к каждому объекту.

Edil Magurno di Magurno Luigi Giuseppe — индивидуальное строительное предприятие из Морже, в итальянской долине Аоста, с командой из 5 человек и большим числом параллельных объектов. Из офиса Katlhin держит вместе расходы, выручку, накладные, счета и часы рабочих. Для них archim — это не просто инструмент для регистрации данных. Главный смысл — лучше видеть ход работ на объектах: понимать соотношение затрат и выручки, читать, как идёт работа, и иметь более простую картину общего движения компании.

До archim Edil Magurno использовала файл Excel как годовой бухгалтерский каркас. Он был разбит на несколько страниц: одна — для накладных, другие — для рабочих, ещё другие — для субподрядчиков и разных статей затрат. Некоторые небольшие, но реальные расходы, например офисные, даже не учитывались тем же способом. Проблема была не только в том, что есть Excel. Проблема была во всей работе, чтобы поддерживать его в актуальном состоянии. Многие накладные были бумажными, особенно те, что связаны с рабочими. Иногда они терялись, иногда было непонятно, кто их заполнил, и Katlhin приходилось возвращаться к счетам, чтобы извлечь каждую накладную по отдельности. «Переписывать каждую накладную по отдельности становилось очень долго». Самая раздражающая часть — счета поставщиков, особенно строительных складов. Объёмные счета, плохо читаемые форматы, много строк для перепечатки. В таком контексте легко перепутать одну накладную с другой или ввести неправильную сумму. Несколько ошибок случалось, особенно в начале, но их всегда удавалось решить с помощью бухгалтера. Когда работа накапливалась, управление становилось ещё тяжелее: если не получалось идти месяц за месяцем, наверстать упущенное могло занять около десяти часов, в зависимости от того, насколько удавалось организоваться.

archim пришёл через бухгалтера, который представил его как более удобный инструмент по сравнению с Excel. Решение было простым: попробовать. Старт прошёл плавно, ему помогли обучающие видео и удачно выбранный момент: начало года, всего три месяца для переноса в систему — достаточно, чтобы протестировать его на реальных данных, без груза целого года, который надо догонять. Когда настройка была сделана, преимущество проявилось прежде всего в ежедневной работе офиса. Счёт попадает в систему, накладные разделяются, данные привязываются к объектам, и контроль становится мгновенным.

Первый результат — время. Раньше закрытие месяца могло занимать у Katlhin целое утро. Сегодня та же работа занимает меньше половины времени; в некоторых случаях она закрывает месяц примерно за час. Второй результат — практичность. «Гораздо удобнее и быстрее», — говорит она. Накладные больше не нужно восстанавливать с прежними усилиями из объёмных счетов и отдельных листов. Даже мелкие офисные расходы, например счёт за электричество, можно внести и видеть в более упорядоченной картине. Третий результат — видимость. Edil Magurno использует archim прежде всего для анализа затрат/выручки и чтобы понимать ход работ на объекте. Данные больше не прячутся в труднодоступном для чтения файле: они становятся более ясным снимком работы и компании. Есть также операционный бонус, которого Katlhin не ожидала: месячный экспорт часов рабочих. Когда она скачивает файл, отсутствия и больничные уже отделены, и она видит как общий итог, так и итог по каждому объекту. «Иметь это в большой детализации» — одно из того, что она ценит больше всего.