С 30 до 5 бумажных отчётов в месяц — и проверки, которые больше не ждут конца месяца.

Alpi Scavi srl — компания из Doues, итальянской долины Аоста, работающая в сфере земляных работ и демонтажа. В ней около 30 штатных сотрудников, к которым добавляются работники, прикомандированные из внешней компании — всего около 75 человек на объектах. В интервью Маттео Арман, senior admin / геодезист, рассказывает о работе с затратами по объектам, ежедневными отчётами и оперативной информацией с площадок. В случае Alpi Scavi archim используется в основном для ежедневных отчётов и для более понятной картины затрат по объектам. Не столько для накладных, сколько для того, чтобы сбор и просмотр данных, которые раньше шли через бумагу и Excel, стали гораздо более оперативными.

До archim отчёты приходили в бумажном виде. Затем данные вносились в платформу или файл Excel. Система работала, но поиск был громоздким, и существовала повторяющаяся ручная работа: переносить данные с листов в систему. Оценка Маттео конкретна: «Только на ввод — точно два-три дополнительных дня в месяц». Это не была драматическая боль, но это была неприятная и однообразная работа. По его словам: «Это был ввод данных — понятно, что приятным он не бывает». Была и вторая тема — контроль. И сегодня данные нужно проверять, потому что рабочий может указать не тот объект или записать что-то неправильно. Разница в том, что раньше контроль и переписывание были смешаны в одной ручной работе; сейчас физический перенос сократился, а контроль идёт по уже доступным данным.

Решение попробовать archim родилось из удобства: иметь всё под контролем в одной программе. Однако старт не был мгновенным. В компании с десятками людей на объектах изменить привычки рабочих требует времени. Маттео говорит об этом прямо: ушло около двух месяцев, восприятие не было моментальным, и сегодня archim используют ещё не все. Это важный момент, потому что он делает кейс очень реалистичным: переход в цифру — не магия, а постепенное внедрение.

Главное изменение — скорость контроля. Раньше нужно было ждать конца месяца, когда приходили бумажные отчёты. Теперь многое видно раньше. Если нужно проверить, где был рабочий, или сверить показатель по объекту, ответ может прийти в тот же день. Работа по вводу данных сократилась. Она не исчезла полностью, потому что те, кто пока не пользуется archim, по-прежнему сдают бумагу. Но ручной объём заметно меньше: «Если раньше у нас было тридцать к переносу, то теперь пять». И даже для этих оставшихся бумажных отчётов archim ускоряет работу: система умеет считывать и разбирать лист, извлекать часы, объекты и позиции и подавать данные уже готовыми к проверке — вместо построчной ручной перепечатки. Это не значит, что контроль исчез. Маттео категоричен: программа не может помешать человеку написать неверные данные. Но она упрощает их поиск и исправление, потому что информация более оперативна и менее разбросана. Есть и более широкий организационный плюс. Маттео отмечает, что рабочие «немного более ответственны», а офису легче контролировать и проверять. Он также положительно отзывается об Excel-экспорте затрат и, прежде всего, о возможности напрямую обсуждать реальные потребности компании: «Наши проблемы всегда выслушивали и решали».