С 3 часов до 1 часа в месяц на подготовку данных для бухгалтера — и маржа по каждому объекту наконец видна.

Biemme Costruzioni — строительная компания из Сан-Раффаэле-Чимена под Турином, которая силами команды из 7 человек ведёт стройки и работы по факту (in economia). Её возглавляет Эрнесто, владелец, который вплотную занимается как операционкой, так и экономическим контролем работ. Как и во многих небольших строительных компаниях, задача была не просто «свести цифры», а действительно восстановить картину того, что происходит на объектах: часы, материалы, отработанные дни, документы и маржу.

До archim отчёты по объектам велись очень разрозненно. Что-то Эрнесто заносил в Excel, что-то восстанавливал по памяти через три-четыре дня, а часть приходила от сотрудников в неполном или разном виде. В некоторых случаях рабочий вообще не сдавал отчёт, и Эрнесто приходилось вычислять выполненную работу «немного самому», сопоставляя свои заметки с ежедневником и тем, что удавалось вспомнить. Результат, по его словам, был прост: «С отчётами был настоящий бардак». Самым неприятным было даже не потерянное время, а ненадёжность итоговой картины. Один писал 5 часов, другой — 3, отсутствие превращалось в присутствие, праздничный день оказывался отработанным. Всё это вынуждало Эрнесто постоянно проверять и восстанавливать данные. В конце месяца на подготовку данных для бухгалтера уходило около трёх часов. По абсолютному времени — немного, но это было «трудное» время: рваное, повторяющееся, с заметно большей вероятностью ошибки, чем нужно. Но главный вопрос был даже глубже. Реальное ограничение состояло в том, что у Biemme не было ясного понимания рентабельности объектов. Когда Эрнесто спрашивали, какая маржа у него на работе, ответ часто был неуверенным. Компания работала, сдавала, выставляла счета — но без чёткой картины того, сколько реально приносит каждый проект.

Решение перейти на archim родилось именно из этой потребности — понять прибыльность объектов. А по ходу дела всё яснее становилась ценность цифрового отчёта и учёта рабочего времени. Запуск занял около двух месяцев. Сам отчёт в компании приняли довольно быстро; самой медленной частью было не убедить людей, а дождаться объекта, который пройдёт от начала до конца внутри системы. По уже идущим работам полную картину было трудно прочитать. Когда этот этап был пройден, изменения стали очень ощутимыми. Сегодня ребята заполняют отчёты прямо с телефона. Если кто-то забывает отметить два дня, Эрнесто замечает это сразу. Информация больше не приходит с задержкой или в случайной форме — она фиксируется по мере выполнения работы.

Первый результат — операционный. Работа, на которую раньше уходило около трёх часов в конце месяца на подготовку данных для бухгалтера, сегодня занимает около часа. «На мой взгляд, мы выиграли две трети времени: где я раньше тратил три часа, теперь трачу один». Второй результат — контроль. Отчёты, которые раньше были постоянным источником восстановлений и сомнений, сегодня «идеальны по всем фронтам». Данные больше не ускользают, а когда нужно сопоставить часы, материалы и объекты, картина доступна сразу. Третий результат для Biemme, возможно, главный — экономическое чтение проектов. Сегодня Эрнесто видит объекты с маржой 30%, другие — с 12%, а некоторые всего с 5%. Он различает те, где «мы просто прокрутили деньги», и те, где работа действительно приносит прибыль. Это уже изменило подход к выбору работ: меньше распыления на задачи, слишком зависящие от третьих лиц, и больше внимания к тем, где компания сильна и зарабатывает. Есть и очень практичная польза для работ по факту. Когда нужно подготовить счёт заказчику, Эрнесто выбирает отработанные дни, и archim возвращает общее число часов, сумму, выполненные работы и связанные материалы. Шаг, который раньше был громоздким, теперь мгновенный. По документам улучшение тоже значительное. За один месяц Biemme обработала 112 накладных. Не все приходят сразу правильно классифицированными, но примерно за полтора часа Эрнесто раскладывает их все по нужным объектам, сохраняя точный учёт.