От 2 часов в неделю на переписывание к точным ежедневным отчётам в приложении — с объекта или из дома.

ROCK VAL Srls — компания со штаб-квартирой в Аосте, Италия. Mauro Arena — владелец, Omar отвечает за административную и бухгалтерскую часть. Одна из самых тонких задач офиса — поддерживать порядок в часах рабочих по разным объектам: ежедневные отчёты, посещаемость, выполненные работы и данные, которые нужно хранить точно. Для ROCK VAL речь не шла о том, чтобы оцифровать всю работу на объекте. Потребность была конкретнее: убрать бумагу, переписывание и неопределённость из ежедневного управления часами.

До archim процесс был полностью бумажным. Omar готовил и распечатывал недельные или месячные таблицы, затем относил их на склад. В конце каждой смены прораб заходил и отмечал, где были рабочие, сколько их было и что они делали. Дальше начиналась вторая работа: переработать эти листы и переписать их в Excel, чтобы всё было на ПК. Omar оценивает это примерно в два часа в неделю. Проблема была не только во времени. Настоящее трение — надёжность источника. Эти листы были единственным местом, где фиксировалась информация. Если лист терялся, запись была неполной или плохо читаемой, офису не на что было опереться. «Как только я видел небольшое расхождение или что-то непонятное, я должен был как можно быстрее бежать к прорабу», — рассказывает Omar. Причина проста: чем больше проходило времени, тем сложнее было точно восстановить, что произошло.

Толчок дали несколько случаев расхождения между ежедневными отчётами и бумагой — и желание улучшить процесс, остававшийся слишком ручным. Mauro знал, что другие соседние компании уже пользуются управленческим ПО, но до этого момента бумага оставалась самым привычным путём. С появлением Omar в компании административную часть взяли в руки заново, с целью навести порядок в нескольких процессах. Управление ежедневными отчётами было одним из них. Когда они попробовали archim, старт был быстрым. Уже во время пробной недели ROCK VAL была в работе, в том числе потому, что начальное использование было очень сфокусированным: учёт часов и ежедневных отчётов. Прораб продолжил заполнять, но уже не на листе на складе — прямо из приложения.

Самое непосредственное изменение в том, что данные больше не зависят от физического захода на склад. Если прораб не успевает заполнить сразу, он может сделать это вечером дома. Если нужно что-то исправить, он сообщает в офис, и правка остаётся под контролем admin-пользователя. Для Omar это сняло значительную часть административного трения. Часы можно экспортировать, перенести в Excel и проще суммировать. Сроки короче, хотя точная новая цифра после внедрения в интервью не приводится. Самое сильное — это спокойствие. «У нас есть уверенность и спокойствие, что по ежедневным отчётам, часам и объектам всё точно и чётко определено». Для компании, которой нужно поддерживать порядок в том числе для целей соответствия по объектам, более чистые данные — не мелочь. Omar также чётко говорит о том, что archim меняет, а что нет: физическая работа на объекте остаётся прежней. Реальная польза — в офисе. «В административной части это абсолютно необходимая вещь. Это заметно упростило работу и время». Один аспект, который приятно удивил, — простота портала: он описывает его как плавный, интуитивный, гибкий и отзывчивый. По его мнению, по сравнению со многими государственными порталами, которыми он пользуется каждый день, archim сильно впереди по дизайну и отзывчивости.