Von 30 auf 5 Papier-Tagesberichte pro Monat — und Kontrollen, die nicht mehr bis zum Monatsende warten.

Alpi Scavi srl ist ein Unternehmen aus Doues im italienischen Aostatal, tätig im Bereich Erdbau und Abbruch. Es zählt etwa 30 direkte Mitarbeiter, hinzu kommen abgestellte Arbeiter eines externen Unternehmens — insgesamt rund 75 Personen im Feldeinsatz. Im Interview spricht Matteo Armand, Senior Admin / Vermessungstechniker, über Baustellenkosten, Tagesberichte und operative Informationen vom Feld. Bei Alpi Scavi wird archim vor allem für die Tagesberichte und für eine bessere Lesbarkeit der Baustellenkosten genutzt. Weniger für Lieferscheine, sondern um die Erfassung und Auswertung der Daten — die vorher über Papier und Excel liefen — deutlich unmittelbarer zu machen.

Vor archim kamen die Tagesberichte auf Papier herein. Die Daten wurden dann in eine Plattform oder eine Excel-Datei eingetragen. Das System funktionierte, aber die Suche war umständlich, und es gab eine wiederkehrende manuelle Arbeit: Daten von Blättern ins System zu übertragen. Matteos Schätzung ist konkret: „Allein für die Erfassung, sicher zwei bis drei zusätzliche Tage im Monat.“ Kein dramatischer Schmerz, aber eine unangenehme und repetitive Tätigkeit. In seinen Worten: „Es war Datenerfassung — natürlich nie angenehm.“ Dazu kam ein zweites Thema: die Kontrolle. Auch heute müssen die Daten geprüft werden, weil ein Arbeiter mal die falsche Baustelle eintragen oder etwas falsch notieren kann. Der Unterschied ist: Früher waren Kontrolle und Nacherfassung in derselben manuellen Arbeit vermischt; heute ist die physische Erfassung geschrumpft und die Kontrolle erfolgt auf bereits vorhandenen Daten.

Die Entscheidung, archim zu testen, kam aus dem Wunsch nach Bequemlichkeit: alles in einem einzigen Programm unter Kontrolle zu haben. Der Start war jedoch nicht augenblicklich. In einem Unternehmen mit Dutzenden Personen im Feld braucht es Zeit, die Gewohnheiten der Arbeiter zu ändern. Matteo sagt es klar: es dauerte etwa zwei Monate, die Annahme war nicht sofort da und auch heute nutzen nicht alle archim. Das ist ein wichtiger Punkt, weil es den Fall sehr realistisch macht: der Wechsel ins Digitale ist keine Magie, sondern schrittweise Einführung.

Die wichtigste Veränderung ist die Geschwindigkeit der Kontrolle. Früher musste man bis zum Monatsende warten, wenn die Papierberichte eintrafen. Heute sieht man viele Informationen schon vorher. Muss man prüfen, wo ein Arbeiter war, oder einen Wert auf einer Baustelle kontrollieren, kommt die Antwort taggleich. Die Erfassungsarbeit ist geschrumpft. Verschwunden ist sie nicht ganz, denn wer archim noch nicht nutzt, gibt weiter Papier ab. Doch das manuelle Volumen ist deutlich kleiner: „Wo wir früher dreißig zum Nacherfassen hatten, sind es jetzt fünf.“ Und auch für diese wenigen verbliebenen Papierberichte beschleunigt archim die Arbeit: das System kann den Zettel lesen und auswerten, Stunden, Baustellen und Positionen extrahieren und die Daten zur Prüfung bereitstellen — statt sie Zeile für Zeile von Hand abzutippen. Das heißt nicht, dass die Kontrolle wegfällt. Matteo ist eindeutig: das Programm kann niemanden daran hindern, etwas Falsches zu schreiben. Aber es macht es einfacher, das zu finden und zu korrigieren, weil die Informationen unmittelbarer und weniger verstreut sind. Es gibt auch einen breiteren organisatorischen Nutzen. Matteo bemerkt, dass die Arbeiter „etwas verantwortungsbewusster“ sind und dass es für das Büro einfacher ist, zu kontrollieren und zu prüfen. Er hebt zudem den Excel-Export der Kosten positiv hervor und vor allem die Möglichkeit, sich direkt über die echten Anforderungen des Unternehmens auszutauschen: „Unsere Anliegen wurden immer aufgenommen und gelöst.“