Von 3 Stunden auf 1 Stunde pro Monat für die Datenaufbereitung an die Steuerberaterin — und Margen pro Baustelle endlich sichtbar.

Biemme Costruzioni ist ein Bauunternehmen aus San Raffaele Cimena bei Turin, das mit einem Team von 7 Personen Baustellen und Arbeiten auf Stundenbasis abwickelt. Geleitet wird es von Ernesto, dem Inhaber, der sowohl das operative Geschäft als auch die wirtschaftliche Steuerung der Aufträge eng begleitet. Wie in vielen kleinen Bauunternehmen lag das Problem nicht nur darin, „die Zahlen zu machen“, sondern darin, das, was auf den Baustellen wirklich passiert, sauber rekonstruieren zu können: Stunden, Material, Arbeitstage, Dokumente und Margen.

Vor archim wurden die Bauberichte sehr fragmentiert geführt. Ernesto notierte einiges in Excel, anderes rekonstruierte er drei oder vier Tage später aus dem Gedächtnis, weiteres kam von den Mitarbeitern in unvollständiger oder uneinheitlicher Form. In manchen Fällen gab ein Arbeiter gar keinen Bericht ab, und Ernesto musste die geleistete Arbeit „ein bisschen selbst“ rekonstruieren — mit seinen Notizen, dem Kalender und dem, was er noch wusste. Das Ergebnis war in seinen Worten ganz einfach: „Die Bauberichte waren wirklich ein Chaos.“ Das Frustrierendste war nicht nur die verlorene Zeit, sondern die geringe Verlässlichkeit des Gesamtbildes. Einer trug 5 Stunden ein, ein anderer 3, eine Abwesenheit erschien als Anwesenheit, ein Feiertag als Arbeitstag. All das zwang Ernesto zu ständiger Kontrolle und Rekonstruktion. Am Monatsende brauchte er etwa drei Stunden, um die Daten für die Steuerberaterin vorzubereiten. Absolut gesehen nicht viel, aber Zeit mit hoher Reibung: zerstreut, repetitiv und mit einer deutlich höheren Fehlerquote als nötig. Der eigentliche Punkt war jedoch ein anderer. Die wirkliche Schwäche war, dass Biemme keinen klaren Blick auf die Rentabilität seiner Baustellen hatte. Wenn man Ernesto fragte, welche Marge er auf einem Auftrag erzielt hatte, war die Antwort oft unsicher. Das Unternehmen arbeitete, lieferte und stellte Rechnungen — aber ohne eine klare Sicht darauf, wie viel jedes Projekt wirklich brachte.

Die Einführung von archim begann genau aus diesem Bedürfnis: die Gewinnmarge auf den Baustellen zu verstehen. Mit der Zeit wurde dann auch der Wert des digitalen Bauberichts und der Zeiterfassung immer deutlicher. Die operative Einführung dauerte rund zwei Monate. Der Baubericht wurde im Unternehmen recht schnell angenommen; der langsamste Teil war nicht das Überzeugen der Leute, sondern das Warten auf einen Auftrag, der von Anfang bis Ende vollständig im System lief. Bei bereits gestarteten Projekten waren die Gesamtergebnisse schwer zu lesen. Nach dieser Phase wurde die Veränderung sehr konkret. Heute füllen die Mitarbeiter ihre Berichte direkt vom Smartphone aus. Wenn jemand vergisst, zwei Tage einzutragen, merkt Ernesto es sofort. Informationen kommen nicht mehr verspätet oder in zufälliger Form — sie werden erfasst, während die Arbeit passiert.

Das erste Ergebnis ist operativ. Die Arbeit, für die am Monatsende früher etwa drei Stunden nötig waren, um die Daten für die Steuerberaterin vorzubereiten, dauert heute etwa eine Stunde. „Aus meiner Sicht haben wir zwei Drittel der Zeit gewonnen: wo ich früher drei Stunden brauchte, brauche ich heute eine.“ Das zweite Ergebnis ist Kontrolle. Die Bauberichte, früher eine ständige Quelle von Rekonstruktionen und Zweifeln, sind heute „auf der ganzen Linie perfekt“. Die Daten entgleiten ihm nicht mehr, und wenn er Stunden, Material und Baustellen miteinander abgleichen muss, ist das Bild sofort verfügbar. Das dritte Ergebnis ist für Biemme vielleicht das wichtigste: die wirtschaftliche Lesbarkeit der Aufträge. Heute sieht Ernesto Baustellen mit 30% Marge, andere mit 12%, andere nur mit 5%. Er erkennt jene, bei denen „wir nur Geld umgeschichtet haben“ und jene, bei denen die Arbeit wirklich rentabel ist. Das hat bereits geändert, wie Biemme den Arbeitsmix bewertet: weniger Streuung auf Tätigkeiten, die zu stark von Dritten abhängen, mehr Fokus auf Arbeiten, in denen das Unternehmen stark und profitabel ist. Ein sehr praktischer Vorteil betrifft Arbeiten auf Stundenbasis. Wenn eine Rechnung an den Auftraggeber vorbereitet werden muss, wählt Ernesto die geleisteten Tage aus, und archim liefert die Gesamtstunden, den Betrag, die Tätigkeit und die zugehörigen Materialien. Ein früher umständlicher Schritt geht heute sofort. Auch im Dokumentenbereich ist die Verbesserung deutlich. Allein in einem Monat hat Biemme 112 Lieferscheine bearbeitet. Nicht alle kommen bereits korrekt klassifiziert an, aber in etwa anderthalb Stunden ordnet Ernesto sie alle der richtigen Baustelle zu und hält die Auswertung präzise.