Von null Bauberichten zu täglichen Protokollen, mit Lieferscheinen und Übergaben an einem Ort.

Ferro S.r.l. ist ein Sanitärinstallateur mit Sitz in Turin. Martina kümmert sich um Verwaltung und operative Koordination: Lieferscheine, Baustellenbuchhaltung, Informationen von Technikern und Tagesplanung. In ihrer Arbeit sind Übergaben zwischen Technikern zentral. Ein Installateur kann einen Auftrag beginnen, einige Tage daran arbeiten und dann zu einem Notfall abgezogen werden. Wer übernimmt, muss sofort verstehen, was gemacht wurde, was fehlt und welches Material benötigt wird.

Vor archim erstellte Ferro keine Bauberichte. Für Lieferscheine und Baustellenbuchhaltung nutzten sie eine einfache Excel-Datei. Das war nicht unbedingt langsam, aber es fehlte ein zentraler Ort, um festzuhalten, was tatsächlich auf der Baustelle passiert war. Fotos halfen, reichten aber nicht aus. Techniker konnten fotografieren, wo sie aufgehört hatten, aber oft waren mehr Details nötig: in welchem Stadium die Arbeit war, was fehlte, welches Zusatzmaterial mitzubringen war, welche Maße eine Öffnung hatte, welche Anschlüsse wirklich vorhanden waren. Martina beschreibt es sehr konkret: „Es war frustrierend, weil vielleicht ein anderer Installateur übernehmen musste und nicht wusste, wo die Kollegen aufgehört hatten, nicht wusste, ob Zusatzmaterial nötig war.“ Das Ergebnis war verlorene Zeit in der Kommunikation: WhatsApp, Telefonate, Morgenbesprechungen, ständiges Hin und Her, um den tatsächlichen Stand der Baustelle zu rekonstruieren. Manchmal wurde das Problem materiell. Keine Montagefehler — wer auf der Baustelle ankommt, kontrolliert immer — aber Fehler beim Mitbringen des richtigen Materials. Martina nennt den Fall der falschen Heizkessel, als auf einem Foto die Anschlüsse nicht gut zu erkennen waren und man zurückfahren musste.

Ferro hat archim durch Mundpropaganda entdeckt. Ein nahegelegener Firmeninhaber, der es bereits nutzte, empfahl es Ferros Inhaber und zeigte es Martina, indem er sich mit seinen eigenen Zugangsdaten einloggte. Diese praktische Vorführung genügte, um ihr zu zeigen, dass es auch für sie nützlich sein könnte. Der Start war relativ schnell. Sie warteten etwa einen Monat, weil Martina mit einer neuen Baustelle beginnen wollte, um das System von Anfang an richtig zu nutzen und ein vollständiges Projekt in archim zu haben.

Heute nutzt Ferro archim auf zwei Ebenen. Einerseits werden Lieferscheine erfasst, sodass Martina sieht, wie viel pro Baustelle ausgegeben wird und die zugehörigen Materialien abrufen kann. Andererseits dienen Bauberichte als operatives Werkzeug: Techniker notieren fast täglich, was sie getan haben und was fehlt. Für Martina hat sich dadurch vor allem die Organisation verändert. „Ich kümmere mich um die Koordination, also schaue ich in archim und sehe anhand der Berichte. Das Team schreibt, was auf einer Baustelle fehlt, und davon ausgehend plane ich die Tage.“ In der Praxis bestimmen die Informationen vom Feld, wohin die Techniker am nächsten Tag geschickt werden und was sie mitnehmen müssen. Der Nutzen zeigt sich klar an einem Beispiel. Ferro musste zu einer Baustelle in der Lombardei zurückkehren, auf der ein Techniker Monate zuvor gewesen war. Er erinnerte sich nicht an die Maße der Öffnungen, die mit Lüftungsgittern abgedeckt werden mussten. Glücklicherweise war dieses Maß im Baubericht notiert worden. Das Büro konnte das richtige Material vor der Abfahrt kaufen. Vorher hätte man vor Ort fahren, nachmessen und das Material am selben Tag kaufen müssen.