Vom ganzen Vormittag auf rund eine Stunde für den Monatsabschluss — mit Lieferscheinen, Rechnungen und Stunden, die jeder Baustelle zugeordnet sind.

Edil Magurno di Magurno Luigi Giuseppe ist ein Einzelunternehmen im Baugewerbe aus Morgex im italienischen Aostatal, mit einem Team von 5 Personen und vielen parallel laufenden Aufträgen. Aus dem Büro hält Katlhin Kosten, Erlöse, Lieferscheine, Rechnungen und Stunden der Arbeiter zusammen. Für sie war archim nicht nur ein Werkzeug, um Daten zu erfassen. Der Hauptpunkt war, den Verlauf der Baustellen besser zu sehen: das Verhältnis zwischen Kosten und Erlösen zu verstehen, abzulesen, wie ein Auftrag läuft, und auch eine einfachere Sicht auf die Gesamtentwicklung des Unternehmens zu haben.

Vor archim nutzte Edil Magurno eine Excel-Datei als jährliches Buchhaltungs-Rückgrat. Sie war in mehrere Seiten unterteilt: eine für Lieferscheine, andere für die Arbeiter, weitere für Subunternehmer und die verschiedenen Kostenpositionen. Einige kleine, aber reale Kosten — wie die Bürokosten — wurden nicht einmal auf gleiche Weise erfasst. Das Problem war nicht nur, eine Excel-Datei zu haben. Es war die ganze Arbeit, sie aktuell zu halten. Viele Lieferscheine waren auf Papier, vor allem die der Arbeiter. Manchmal fehlten sie, manchmal war unklar, wer sie ausgefüllt hatte, und Katlhin musste zu den Rechnungen zurück, um jeden einzelnen Lieferschein herauszuziehen. "Jeden einzelnen Lieferschein abschreiben zu müssen, wurde sehr lang." Der frustrierendste Teil kam mit den Lieferantenrechnungen, vor allem von Baustofflagern. Umfangreiche Rechnungen, schwer lesbare Formate, viele Zeilen zum Abtippen. In diesem Kontext war es leicht, einen Schein mit einem anderen zu verwechseln oder einen falschen Betrag einzugeben. Ein paar Fehler sind passiert, vor allem am Anfang, aber sie wurden immer mit Hilfe des Steuerberaters geklärt. Wenn sich die Arbeit anhäufte, wurde die Verwaltung noch schwerer: wenn sie nicht Monat für Monat dranbleiben konnte, konnte das Aufholen — je nach Organisation — auch rund zehn Stunden in Anspruch nehmen.

archim kam über den Steuerberater, der es als praktischeres Werkzeug gegenüber Excel vorstellte. Die Entscheidung war einfach: ausprobieren. Der Start verlief reibungslos, unterstützt durch die Erklärvideos und einen gut gewählten Zeitpunkt: Jahresanfang, mit nur drei Monaten, die ins System zu übertragen waren — genug, um es mit echten Daten zu testen, ohne das Gewicht eines ganzen aufzuholenden Jahres. Sobald die Einrichtung stand, zeigte sich der Vorteil vor allem in der täglichen Büroarbeit. Die Rechnung kommt ins System, die Lieferscheine werden aufgeteilt, die Daten werden den Baustellen zugeordnet, und die Kontrolle ist sofort da.

Das erste Ergebnis ist die Zeit. Den Monatsabschluss konnte Katlhin früher einen ganzen Vormittag kosten. Heute braucht dieselbe Arbeit weniger als die Hälfte der Zeit; in manchen Fällen schließt sie einen Monat in etwa einer Stunde ab. Das zweite Ergebnis ist die Praktikabilität. "Es ist viel praktischer und schneller", sagt sie. Lieferscheine müssen nicht mehr mit demselben Aufwand aus umfangreichen Rechnungen und getrennten Blättern rekonstruiert werden. Auch kleine Bürokosten, wie die Stromrechnung, können in einem geordneteren Rahmen erfasst und gelesen werden. Das dritte Ergebnis ist die Sichtbarkeit. Edil Magurno nutzt archim vor allem für das Kosten/Erlös-Verhältnis und um den Verlauf der Baustelle zu verstehen. Die Daten bleiben nicht in einer schwer lesbaren Datei: sie werden zu einer klareren Momentaufnahme der Arbeit und des Unternehmens. Es gibt zudem einen operativen Bonus, den Katlhin nicht erwartet hatte: den monatlichen Export der Arbeiterstunden. Wenn sie die Datei herunterlädt, sind Abwesenheiten und Krankentage bereits getrennt, und sie sieht sowohl die Gesamtsumme als auch die Summe pro Baustelle. "Es sehr detailliert zu haben" ist eines der Dinge, die sie am meisten schätzt.