Von 2 Stunden pro Woche manuellem Übertragen zu präzisen Tagesberichten — direkt von der Baustelle oder von zu Hause aus.

ROCK VAL Srls ist ein Unternehmen mit Sitz in Aosta, Italien. Mauro Arena ist Inhaber, Omar verantwortet Verwaltung und Buchhaltung. Eine der heikelsten Aufgaben des Büros ist es, die Stunden der Arbeiter auf den verschiedenen Baustellen geordnet zu halten: Tagesberichte, Anwesenheiten, ausgeführte Tätigkeiten und Daten, die präzise abgelegt werden müssen. Bei ROCK VAL ging es nicht darum, die gesamte Baustellenarbeit zu digitalisieren. Der Bedarf war konkreter: Papier, Übertragungsarbeit und Unsicherheit aus der täglichen Stundenverwaltung herausnehmen.

Vor archim war der Prozess vollständig papierbasiert. Omar erstellte und druckte Wochen- oder Monatstabellen und brachte sie ins Lager. Am Ende jeder Schicht kam der Polier vorbei und trug ein, wo die Arbeiter gewesen waren, wie viele es waren und was sie gemacht hatten. Dann begann die zweite Arbeit: diese Blätter erneut bearbeiten und in Excel abtippen, um alles am PC zu haben. Omar schätzt rund zwei Stunden pro Woche allein dafür. Das Problem war nicht nur die Zeit. Die eigentliche Reibung war die Verlässlichkeit der Quelle. Diese Blätter waren der einzige Ort, an dem die Information festgehalten wurde. Ging ein Blatt verloren, war eine Notiz unvollständig oder schlecht lesbar, hatte das Büro keine andere Datengrundlage. "Sobald ich eine kleine Unstimmigkeit sah oder etwas nicht klar lesen konnte, musste ich so schnell wie möglich zum Polier laufen", erzählt Omar. Der Grund war einfach: je mehr Zeit verging, desto schwerer wurde es, genau zu rekonstruieren, was passiert war.

Den Anstoß gaben einige Unstimmigkeiten zwischen Tagesberichten und Papier — und der Wille, einen noch zu manuellen Prozess zu verbessern. Mauro wusste, dass andere Unternehmen in der Nähe bereits Verwaltungssoftware nutzten, aber bis dahin war Papier der vertrauteste Weg geblieben. Mit Omar im Unternehmen wurde die Verwaltung wieder in die Hand genommen, mit dem Ziel, mehrere Prozesse besser zu ordnen. Die Verwaltung der Tagesberichte war einer davon. Als sie archim ausprobierten, ging der Start schnell. Schon in der Probewoche war ROCK VAL einsatzbereit, auch weil die anfängliche Nutzung sehr fokussiert war: Stunden und Tagesberichte verfolgen. Der Polier füllte weiterhin aus — aber nicht mehr auf dem Blatt im Lager: direkt aus der App.

Die unmittelbarste Veränderung ist, dass die Daten nicht mehr vom physischen Vorbeischauen im Lager abhängen. Wenn der Polier nicht sofort erfassen kann, macht er es abends von zu Hause. Muss etwas korrigiert werden, sagt er dem Büro Bescheid; die Änderung bleibt unter Kontrolle des Admin-Nutzers. Für Omar hat das einen großen Teil der administrativen Reibung beseitigt. Stunden lassen sich exportieren, in Excel überführen und einfacher summieren. Die Bearbeitungszeiten sind kürzer, auch wenn im Interview keine neue präzise Zahl nach der Einführung genannt wird. Der stärkste Punkt ist jedoch die Ruhe. "Wir haben die Gewissheit und die Ruhe, dass bei Tagesberichten, Stunden und Baustellen alles präzise und gut definiert ist." Für ein Unternehmen, das auch im Hinblick auf die Baustellen-Konformität Ordnung halten muss, sind sauberere Daten kein Detail. Omar ist auch klar, was archim verändert und was nicht: die körperliche Arbeit auf der Baustelle bleibt gleich. Der eigentliche Nutzen liegt im Büro. "Im administrativen Bereich ist es absolut wesentlich. Es hat die Arbeit — und auch die dafür nötige Zeit — deutlich vereinfacht." Ein Aspekt, der ihn positiv überrascht hat, ist die Einfachheit des Portals: er beschreibt es als flüssig, intuitiv, vielseitig und reaktionsschnell. Für ihn ist archim, verglichen mit vielen institutionellen Portalen, die er täglich nutzt, in Layout und Reaktionsfähigkeit weit voraus.