Ежедневная проверка часов сокращена до нескольких минут, ноль ручных повторных вводов в офисе.

Эта строительная компания из долины Аоста насчитывает около 70 человек. Структура сложнее, чем у типичной небольшой фирмы: прорабы, техника и офис, который ежедневно собирает, проверяет и заносит во внутренние системы часы персонала и оборудования. Интервью было проведено с отделом по работе с персоналом, который вплотную следит и за оперативной, и за административной стороной. В этом контексте archim используется в основном для ежедневных рапортов по рабочим и технике: прорабы вносят часы прямо с объекта, офис занимается сверкой и контролем. Два элемента были адаптированы под их нужды: управление двумя компаниями в одной программе и раздельный учёт часов рабочих и часов оборудования.

До использования archim сбор часов сотрудников и оборудования вёлся через таблицы Excel. Ответственный загружал данные, скачивая PDF-файлы, которые прорабы ежедневно присылали через мессенджер. Эта процедура занимала довольно много времени: помимо загрузки данных в офисе она требовала от прорабов заполнять PDF-файлы со смартфона — инструмента, которым не все пользовались одинаково легко. Был риск потерять данные или работы по объектам. Короче говоря, старая система сбора данных была сложной для тех, кто передавал данные в офис, и громоздкой и трудоёмкой для тех, кто их регистрировал и архивировал.

После встречи с командой archim компания решила протестировать программу в собственной практике. Пробный период длился месяц. Цель — понять, подходит ли программа и не усложняет ли она ввод данных для прорабов и для тех, кто их архивирует. Чтобы объяснить, как это работает, хватило простого сообщения в WhatsApp ответственным с новой процедурой заполнения ежедневного рапорта. Уже с первого дня пробы пошли положительные отзывы: ввод был простым, ошибиться стало сложнее, потому что ввод шёл по шагам и идти дальше можно было только после правильного заполнения обязательных полей. Первое впечатление пользователей — что они сделали шаг вперёд по сравнению с прежним способом передачи данных. Со стороны тех, кто работает с данными в офисе, реакция также сразу была положительной. Они попросили внести изменения в отображение экранов, чтобы данные были яснее, ошибки — реже, а архивирование — быстрее. После месячной пробы archim был окончательно внедрён с начала года.

Результат положителен и для прорабов, и для персонала, отвечающего за контроль. Сегодня контроль гораздо быстрее: на одной странице видна сводка рабочего дня и можно лучше проверить корректность загрузки часов. Ещё одна положительная сторона — возможность настраивать программу. archim гибок и адаптируется под отдельные нужды: от представлений данных до управления двумя компаниями в одной программе и раздельного учёта часов оборудования и рабочих.