Unterlagen für den Steuerberater vorbereiten, ohne hinterherzurennen | archim
Wie Sie Unterlagen für den Steuerberater vorbereiten
Ein einfacher Workflow, um Bauberichte, Lieferscheine und Rechnungen vor dem Stichtag zu sammeln, ohne Papier und Menschen hinterherzurennen.
Kurz gesagt: Wie Sie Unterlagen für den Steuerberater vorbereiten
Ein einfacher Workflow, um Bauberichte, Lieferscheine und Rechnungen vor dem Stichtag zu sammeln, ohne Papier und Menschen hinterherzurennen.
- •1. Tägliche Sammlung zentralisieren
- •2. Jedes Dokument einer Baustelle zuordnen
- •3. In Echtzeit prüfen, nicht am Monatsende
Der Monatsabschluss für den Steuerberater ist oft stressig: Belege sammeln, Rechnungen prüfen, Stunden und Kosten rekonstruieren. Viele Unternehmen verbringen Stunden damit, fehlende Berichte einzuholen und Lieferscheine zu entziffern. In dieser Anleitung drehen wir das Problem um: Statt alles am Monatsende zu sammeln, verteilen wir die Erfassung über den gesamten Monat.
1. Tägliche Sammlung zentralisieren
Der erste Schritt ist, dass jedes Dokument an einem einzigen digitalen Punkt ankommt: vom Bau ausgefüllte Berichte, fotografierte oder per Mail weitergeleitete Lieferscheine, sofort hochgeladene Rechnungen. Ist die Sammelstelle eindeutig, muss man am Monatsende nichts mehr suchen.
2. Jedes Dokument einer Baustelle zuordnen
Eine Rechnung oder ein Lieferschein ohne Projektbezug ist für das Management-Reporting wertlos. Ordne jedes Dokument bereits beim Eingang der richtigen Baustelle zu. In archim wird dieser Schritt geführt und teilweise automatisch unterstützt.
3. In Echtzeit prüfen, nicht am Monatsende
Prüfen Sie Rechnungen und Lieferscheine laufend bei Eingang, gibt es am Monatsende keine Überraschungen. Ein wöchentlicher Check von 10–15 Minuten ist deutlich effizienter als ein letzter Sprint von mehreren Stunden.
4. Was dem Steuerberater übergeben
In der Regel: Listen der Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Zusammenfassung der Stunden und Personalkosten pro Baustelle, Lieferscheine und Begleitpapiere, die den Rechnungen zugeordnet sind. Mit archim liegen diese Daten bereits strukturiert und exportierbar vor.
Die nächsten Schritte
Die Vorbereitung der Steuerberater-Unterlagen muss kein monatlicher Notfall sein. Verteilt man Erfassung und Prüfung über den Monat, spart man Zeit und reduziert Fehlerrisiken.
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