Tägliche Stundenkontrolle auf wenige Minuten reduziert, keine manuellen Nacherfassungen im Büro.

Dieses Bauunternehmen aus dem Aostatal beschäftigt rund 70 Personen. Die Struktur ist vielschichtiger als die einer typischen Kleinfirma: Poliere, Geräte und ein Büro, das täglich die Stunden von Personal und Geräten erfasst, prüft und in die internen Systeme überträgt. Das Interview wurde mit dem Personalbüro geführt, das sowohl die operative als auch die administrative Seite eng begleitet. In diesem Umfeld wird archim vor allem für die Tagesrapporte von Arbeitern und Geräten eingesetzt: die Poliere erfassen die Stunden direkt von der Baustelle, das Büro übernimmt Abgleich und Kontrolle. Zwei Punkte wurden massgeschneidert angepasst: die Verwaltung von zwei Firmen im selben Programm und die getrennte Erfassung von Arbeiter- und Gerätestunden.

Vor archim erfolgte die Erfassung der Stunden von Personal und Geräten über Excel-Tabellen. Die Verantwortliche lud die Daten hoch, indem sie täglich PDF-Dateien herunterlud, die die Poliere per Messenger schickten. Dieser Ablauf dauerte relativ lange: neben der Erfassung im Büro mussten die Poliere PDF-Dateien vom Smartphone aus ausfüllen — ein Werkzeug, das nicht alle gleich gut nutzten. Es bestand das Risiko, Daten oder ganze Baustellenleistungen zu verlieren. Kurz gesagt: das alte Erfassungssystem war für die Übertragenden kompliziert und für die Verantwortlichen im Büro umständlich und aufwendig.

Nach einem Treffen mit dem archim-Team entschied das Unternehmen, das Programm im eigenen Betrieb zu testen. Die Testphase dauerte einen Monat. Ziel war zu prüfen, ob das Programm passte und ob es die Datenerfassung für die Poliere und für die Archivierung nicht zusätzlich erschwerte. Um die Funktionsweise zu erklären, genügte eine einfache WhatsApp-Nachricht an die Verantwortlichen mit dem neuen Vorgehen für den täglichen Rapport. Vom ersten Tag an kam positives Feedback: die Erfassung war einfach und es wurde schwerer, Fehler zu machen, weil sie Schritt für Schritt erfolgte und ein Weitergehen erst nach korrekt ausgefüllten Pflichtfeldern möglich war. Der erste Eindruck der Nutzer war, einen echten Schritt nach vorn gemacht zu haben. Auch vom Büro kam sofort eine positive Rückmeldung. Es wurden Anpassungen an den Bildschirmen gewünscht, damit die Daten klarer wären, Fehler reduziert und die Archivierung beschleunigt würde. Nach dem Testmonat wurde archim ab Jahresbeginn definitiv eingeführt.

Das Ergebnis ist sowohl für die Poliere als auch für das Personal in der Kontrolle positiv. Die Kontrolle ist heute deutlich schneller: auf einer Seite sieht man die Zusammenfassung des Arbeitstags und prüft die korrekte Stundenerfassung. Ein weiterer positiver Punkt ist die Anpassbarkeit. archim ist flexibel und an die jeweiligen Bedürfnisse anpassbar: von den Datendarstellungen über die Verwaltung von zwei Firmen im selben Programm bis hin zur getrennten Erfassung der Stunden von Geräten und Arbeitern.